Den 25. maj 2018 træder den nye europæiske databeskyttelseslovgivning GDPR i kraft. Det er vigtig for os, at du føler dig tryg med måden, hvorpå vi håndterer dine personlige oplysninger. Vi kan således informere dig om, at vi naturligvis opfylder de forpligtelser, som lovgivningen indebærer.

Nedenfor har vi beskrevet, hvordan dine personoplysninger og data bliver håndteret hos følgende selskaber: VKAREN. DK, VKAREN.DK II og VKCONSULTING, herefter benævnt Dataansvarlig.

Behandling af persondata i tilknytning til din ansættelse

Når du er ansat, jobsøgende eller på anden vis tilknyttet hos Dataansvarlig, modtager og behandler vi en række personoplysninger om dig. Det gør, at vi er dataansvarlig for de personoplysninger, som vi behandler om dig. Du finder vores kontaktoplysninger her:

I vores proces behandler vi almindelige personoplysninger om dig, men det hænder også, at vi behandler særlige personoplysninger, CPR-nr., bankoplysninger eller oplysninger om strafbare forhold. I denne tekst kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi behandler om dig. Dine oplysninger er tilgængelige for følgende selskaber: VKAREN.DK, VKAREN.DK II og VKCONSULTING.

Oplysninger, som vi har modtaget, da du blev ansat

Formålet med at indsamle personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen var, at vurdere, om du er/var en kvalificeret kandidat til den/de stillinger, du har søgt eller er/var ansat i. Vi opbevarer disse oplysninger for at dokumentere historikken i dine ansættelsesforhold.

Vi har under rekrutteringsprocessen registreret de personoplysninger, som fremgår af din ansøgning, CV og andre medsendte dokumenter, ligesom vi har registreret de oplysninger, som du selv har oplyst under ansættelsessamtalen.

Det vil typisk være følgende oplysninger: Navn, adresse, fødselsdato, køn, telefonnummer, e-mailadresse, CPR.nr., uddannelse(r), karrierehistorik, kørekortoplysninger, anbefalinger/referencer, kursus- og uddannelsesbeviser, bankoplysninger og nærmeste pårørende i tilfælde af uheld.

Vi anvender databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (b) som hjemmel til at behandle disse oplysninger, da der er tale om personoplysninger, som du selv har fremsendt eller oplyst over for os med henblik på at blive ansat.

Oplysninger fra personlighedstest

Hvis du gennemførte en personlighedstest i forbindelse med rekrutteringsprocessen, opbevarer vi resultatet af denne. Vi anvender personlighedstest for at vurdere, om dine 2 kompetencer og kvalifikationer passer ind til en virksomheds profil og den konkrete stilling. Vi anvender dit samtykke efter databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (a) som hjemmel til at behandle disse oplysninger. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os på kontaktoplysningerne ovenfor. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

Straffeattest

Hvis du i forbindelse med processen afleverede en kopi af din straffeattest, opbevarer vi en kopi af denne. Vi indhenter kun din straffeattest, hvis det er nødvendigt i forhold til en stillings konkrete indhold. Formålet er, at Dataansvarlig kan vurdere, om straffeattesten er forenelig med kravene til den pågældende stilling.

Vi anvender dit samtykke efter databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 som hjemmel til at behandle disse oplysninger. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os på kontaktoplysningerne ovenfor. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

Oplysninger fra tidligere arbejdsgiver

Hvis vi har indhentet referencer fra en eller flere af dine tidligere arbejdsgivere, har vi registreret oplysningerne, som vi har modtaget. Vi anvender databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (a) som hjemmel for at behandle oplysningerne, da vi har indhentet dit samtykke, inden vi indhentede referencen.

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os på kontaktoplysningerne ovenfor. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne frem til tidspunktet, hvor du trækker dit samtykke tilbage.

Oplysninger, som vi modtager under din ansættelse

Under ansættelsen modtager vi en række oplysninger om dig. Vi behandler overordnet oplysningerne for at sikre, at vi lever op til vores forpligtelser over for dig i henhold til ansættelseskontrakten og den gældende overenskomst samt den lovgivning, vi skal overholde. Du kan læse mere om formålet med at behandle de enkelte typer af oplysninger i teksten nedenunder.

Oplysningerne er registreret i vores personaleadministrationssystem.

Stamdata mv.

I forbindelse med din ansættelse og det løbende ansættelsesforhold behandler vi en række oplysninger om dig for at opfylde vores forpligtelser over for dig efter 3 ansættelseskontrakten. Det gælder disse oplysninger:

• Stamdata, herunder navn, fødselsdato, stillingsbetegnelse, adresse, telefonnummer, e-mailadresse og kontonummer
• Uddannelsesoplysninger, herunder relevante certifikater og efteruddannelse
• Registrering af arbejdstid
• Registrering af sygefravær, orlovsperioder og ferieafholdelse

Vi anvender databeskyttelsesforordningens art. 6 (1) (b) som hjemmel til at behandle disse oplysninger, da der er tale om personoplysninger, som det er nødvendigt at behandle for at opfylde ansættelseskontrakten over for dig.

I forbindelse med udbetaling af løn i det løbende ansættelsesforhold behandler vi oplysninger om dig, herunder dit CPR-nr., når vi videregiver oplysninger til SKAT til brug for skatteindeholdelse. Vi behandler disse oplysninger med hjemmel i databeskyttelseslovens § 11 og databeskyttelsesforordningens artikel 6 (1) (c), da denne behandling er nødvendig for at overholde vores forpligtelser efter skattelovgivningen.

Helbredsoplysninger

I forbindelse med evt. sygefravær under din ansættelse kan det være relevant at indhente lægeerklæringer, herunder mulighedserklæringer i henhold til sygedagpengelovens § 36a, gennemføre sygesamtaler efter sygedagpengelovens § 7a eller modtage materiale fra din bopælskommune i forbindelse med en sygedagpengesag. I disse situationer kan det ske, at vi modtager og registrerer helbredsoplysninger om dig.

Vi behandler sådanne helbredsoplysninger med hjemmel i databeskyttelseslovens § 7, stk. 1 og § 12, da modtagelsen af oplysningerne er nødvendig for at klarlægge virksomhedens retsstilling i forhold til sygedagpengeloven og de ansættelsesretlige regler, herunder eksempelvis Hovedaftalen mellem DA og LO, funktionærloven og forskelsbehandlingsloven.

Oplysninger om nærmeste pårørende

Vi registrerer kontaktoplysningerne for de personer, du har oplyst som nærmeste pårørende.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens art. 6. (1) (f), som hjemmel for registreringen af oplysningerne, da vores registrering af nærmeste pårørende sikrer, at vi kan kontakte dem i tilfælde af ulykker, akut sygdom eller lignende på arbejdspladsen.

Påtaler, advarsler mv.

Hvis vi under din ansættelse modtager klager over dig, eller hvis du modtager mundtlige eller skriftlige påtaler eller advarsler fra virksomheden, opbevarer vi oplysningerne om dette.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens art. 6. (1) (f) som hjemmel for denne registrering, da disse personoplysninger dokumenterer historikken i dit ansættelsesforhold og kan have betydning for virksomhedens retslige stilling ved ansættelsesretslige reaktioner på et senere tidspunkt.

Brug af fotos

Dit portrætfoto vil blive brugt på vores intranet, login system hos virksomhederne og evt. på dit id-kort for at identificere dig. Dit portrætfoto fremgår ligeledes på evt. ophængte iPads til ind- og udtjek på vagter. Brugen af dit portrætfoto på dit id-kort og på vores login system har til formål at sikre, at du kan identificeres af hensyn til virksomhedens sikkerhed.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens art. 6. (1) (f) som hjemmel. Brugen af dit portrætfoto på intranettet har til formål at sikre, at dine kolleger kan identificere dig.

Herudover bruger vi situationsbilleder fra arrangementer i virksomheden, hvor du kan optræde, f.eks. på vores hjemmeside eller LinkedIn profil.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens art. 6. (1) (f) som hjemmel for denne brug, da situationsbillederne har til formål at dokumentere virksomhedens historik.

Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold

For at opfylde vores forpligtelser efter gældende overenskomster, som virksomheden er omfattet af, kan det være nødvendigt at registrere oplysninger om dit fagforeningsmæssige tilhørsforhold.

Vi behandler oplysningerne om dit fagforeningsmæssige tilhørsforhold med hjemmel i databeskyttelseslovens § 7, stk. 2.

Ved fratrædelse

Hvis du fratræder din stilling hos Dataansvarlig, registrerer vi baggrunden for din fratrædelse.

Vi anvender interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens art. 6. (1) (f) som hjemmel for registreringen, da disse personoplysninger dels dokumenterer historikken i dit ansættelsesforhold, dels kan have betydning for virksomhedens retlige stilling ved efterfølgende ansættelsesretlige tvister.

Opbevaring og sletning

De oplysninger, som vi har registreret om dig i forbindelse med din tilknytning/ansættelse og evt. løbende ansættelsesforhold, gemmer vi i din personalemappe i op til 5 år efter din fratrædelse. Resultatet af din evt. personlighedstest slettes dog senest 12 mdr.
Har du ikke været i arbejde gennem Dataansvarlig, vil dine personoplysninger blive slettet efter 24 mdr., medmindre du har givet samtykke til længere opbevaring.
Har du oprettet en profil på Dataansvarligs hjemmeside eller sendt jobansøgning slettes denne efter 24 måneder, hvis du ikke er blevet kontaktet af Dataansvarlig.

Andre modtagere, der kan behandle dine personoplysninger

I forbindelse med dit ansættelsesforhold videregiver eller overlader vi dine personoplysninger til følgende modtagere:

• Offentlige myndigheder, herunder kommuner og SKAT i forbindelse med udbetaling af løn, refusion af sygedagpenge mv.
• Arbejdsskadestyrelsen i forbindelse med arbejdsrelaterede skader
• Pensionsselskab og sundhedsforsikringsselskab
• Virksomheder, hvor du arbejder for Dataansvarlig

Dine rettigheder

Efter lovgivningen i databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven har du en række rettigheder.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret), artikel 15

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Forespørgsel skal ske pr. mail til vkaren@vkaren.dk mrk. ”indsigt”.

Ret til berigtigelse, artikel 16

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Forespørgsel skal ske pr. mail til vkaren@vkaren.dk mrk. ”berigtigelse”.

Ret til sletning, artikel 17

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet, hvor vores almindelige generelle sletning indtræffer.Forespørgsel skal ske pr. mail til vkaren@vkaren.dk mrk. ”sletning”.

Ret til begrænsning af behandling, artikel 18

Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger be grænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. Forespørgsel skal ske pr. mail til vkaren@vkaren.dk mrk. ”begrænsning”.

Ret til indsigelse, artikel 21 6

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Forespørgsel skal ske pr. mail til vkaren@vkaren.dk mrk. ”indsigelse”.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet), artikel 20

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring. Forespørgsel skal ske pr. mail til vkaren@vkaren.dk mrk. ”transmittere”.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Klage til Datatilsynet

Du har mulighed for at klage over vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.